Categoria: Digitalizzazione

Introduzione

Lo sviluppo Low-code/No-code (LCNC) è uno strumento potente per la modellazione rapida e la prototipazione di applicazioni. Tuttavia, la sua idoneità in un ambiente di produzione reale non è universale e dipende fortemente dal caso d’uso e dalle esigenze specifiche dell’applicazione.

Ci sono scenari in cui LCNC brilla per efficienza e velocità di implementazione, e altri in cui introduce rischi, limitazioni o costi nascosti che lo rendono sconsigliabile o addirittura dannoso per le applicazioni in produzione.

In questo articolo, offriamo una disamina dettagliata dei casi in cui lo sviluppo Low Code/No Code può essere una scelta vincente per la produzione e di quelli in cui è più saggio optare per approcci di sviluppo tradizionali. Analizzeremo i vantaggi, gli svantaggi, i limiti e forniremo esempi concreti.

Lo sviluppo LCNC è generalmente una scelta eccellente per le applicazioni in produzione quando:

• La complessità dell’applicazione è moderata o bassa: L’applicazione gestisce flussi di lavoro relativamente semplici e non richiede logica di business estremamente complessa o algoritmi sofisticati.
• Le esigenze di personalizzazione dell’interfaccia utente e le integrazioni sono limitate: Non sono necessarie UI altamente customizzate o integrazioni profonde con sistemi legacy o esterni che non offrono API standard.
• La velocità di implementazione e l’agilità sono prioritarie: C’è bisogno di lanciare un’applicazione rapidamente, testare un’idea o automatizzare un processo interno in tempi brevi.
• L’applicazione non è “mission-critical” nel senso più stretto del termine: Un eventuale malfunzionamento o downtime non causa perdite finanziarie catastrofiche o blocchi totali delle operazioni aziendali principali.
• L’applicazione è destinata a un pubblico interno o a un gruppo circoscritto: Non deve gestire milioni di utenti esterni con picchi di traffico imprevedibili (o la piattaforma LCNC scelta garantisce tale scalabilità per il caso specifico).
• Si vuole dare autonomia a utenti di business (Citizen Developers): Permettere a dipartimenti non IT di creare o modificare le proprie applicazioni per specifiche esigenze dipartimentali in modo sicuro e governato.
• Si punta alla sostituzione di processi manuali o basati su fogli di calcolo: Digitalizzare e automatizzare compiti ripetitivi e soggetti a errori manuali, migliorando l’efficienza operativa.

Esempio di Caso d’Uso di Successo per Low Code/No Code in Produzione: Gestione Richieste Interne

Consideriamo un’applicazione per la gestione interna delle richieste di ferie e permessi. Questa permette ai dipendenti di inviare richieste, ai manager di approvarle e al dipartimento HR di tracciarle.

Perché funziona bene con LCNC in produzione:

• È un flusso di lavoro standard e ripetitivo, ideale per l’automazione.
• La logica è semplice (invio, approvazione/rifiuto).
• Non richiede performance estreme o una scalabilità massiva verso l’esterno.
• L’interfaccia utente può essere standardizzata.
• È principalmente per uso interno, riducendo le complessità di sicurezza e conformità rispetto ad applicazioni pubbliche.
• Sostituisce efficacemente email o moduli cartacei, aumentando significativamente l’efficienza del processo.

Lo sviluppo LCNC diventa problematico o sconsigliabile per le applicazioni in produzione quando:

• È richiesta alta scalabilità e performance critiche: L’applicazione deve gestire un volume elevato e variabile di transazioni o utenti, con requisiti stringenti su tempi di risposta e affidabilità (es. e-commerce su larga scala, sistemi bancari, trading online).
• Sono necessarie integrazioni complesse e profonde: L’applicazione deve interfacciarsi in modo sofisticato con sistemi legacy non standard, database complessi o servizi esterni tramite API custom o protocolli specifici non supportati nativamente dalla piattaforma LCNC.
• La logica di business è estremamente complessa o specifica: L’applicazione richiede algoritmi proprietari, calcoli finanziari complessi, regole decisionali intricate o una manipolazione dati molto granulare che va oltre le funzionalità predefinite della piattaforma Low Code/No Code.
• I requisiti di sicurezza o conformità sono molto stringenti e richiedono controllo granulare: Per settori come finanza, sanità o pubblica amministrazione, potrebbero esserci necessità specifiche di controllo sull’architettura, sulla gestione dei dati, sulla crittografia o sulla certificazione che una piattaforma LCNC chiusa potrebbe non soddisfare completamente o in modo trasparente.
• È fondamentale un controllo granulare sull’infrastruttura sottostante: Se si ha bisogno di ottimizzare il database, gestire server specifici, configurare reti, utilizzare tecnologie hardware particolari o avere il controllo completo sull’ambiente di deployment.
• Il vendor lock-in è un rischio inaccettabile: Dipendere da una singola piattaforma può creare problemi se il fornitore cambia prezzi, chiude o non evolve secondo le proprie necessità. Migrare via da una piattaforma LCNC proprietaria può essere molto difficile e costoso.
• È richiesta un’interfaccia utente (UI) o un’esperienza utente (UX) altamente personalizzata o innovativa: Le piattaforme LCNC spesso offrono componenti UI standard che possono limitare la differenziazione, l’ottimizzazione dell’UX o l’implementazione di design complessi e unici.

Controesempio: Piattaforma di Trading ad Alta Frequenza

Un sistema che deve processare migliaia di transazioni al secondo, con latenza minima, integrarsi in tempo reale con vari mercati finanziari e database complessi, e gestire una logica di investimento proprietaria altamente sofisticata e critica, è un controesempio per l’uso di LCNC in produzione.

Perché non è adatto per LCNC in produzione:

• Richiede performance estreme e latenza bassissima, difficilmente garantibili da una piattaforma LCNC generica.
• Necessita di integrazioni profonde con sistemi finanziari specializzati e protocolli specifici.
• Richiede un controllo totale sulla logica di business proprietaria e sull’infrastruttura per garantire velocità e sicurezza.
• La personalizzazione e l’ottimizzazione del codice sono cruciali.
• Il rischio associato a un malfunzionamento, anche minimo, sarebbe enorme.

Il Low Code/No Code è uno strumento estremamente valido per portare rapidamente in produzione soluzioni che affrontano problemi specifici, sono circoscritti e presentano requisiti relativamente stabili e moderati in termini di complessità e scalabilità.

È meno adatto (o addirittura rischioso) per sistemi complessi e mission-critical che richiedono alta performance, personalizzazione spinta, integrazioni profonde con sistemi complessi, un controllo granulare sull’ambiente tecnologico o dove il vendor lock-in rappresenta un pericolo significativo.

La scelta di usare LCNC in produzione dovrebbe sempre essere basata su un’attenta analisi dei requisiti funzionali e non funzionali (come scalabilità, sicurezza, performance, integrazione, manutenibilità a lungo termine) e una valutazione consapevole dei rischi rispetto ai benefici attesi. Valuta sempre attentamente se la piattaforma scelta è in grado di supportare la crescita e l’evoluzione futura della tua applicazione.

Per approfondire:

• The Low-Code Market Could Approach $50 Billion By 2028, di Forrester
• Enterprise Low-Code Application Platforms Reviews and Ratings, di Gartner

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Immagini create da Nicola Granà con Midjourney

L’ottimizzazione di un sistema informatico aziendale e il mestiere di integratore di sistemi informatici sono strettamente correlati, direi quasi due facce della stessa medaglia.

L’azienda è come un organismo complesso, dove ogni reparto (vendite, marketing, produzione, ecc.) ha bisogno di strumenti informatici specifici per funzionare al meglio.

• L’integratore di sistemi entra in gioco proprio qui: come un abile direttore d’orchestra, si occupa di far “suonare” insieme questi strumenti (software, hardware, database) in modo armonico. Il suo obiettivo è creare un sistema informatico integrato, dove i dati fluiscono senza intoppi tra i vari reparti, evitando ridondanze e inefficienze.
• L’ottimizzazione è il passo successivo: una volta che il sistema è integrato, l’integratore (o altri specialisti) lavora per affinarlo, renderlo più performante, sicuro ed efficiente:
  • migliorare le prestazioni del software e dell’hardware;
  • automatizzare i processi per ridurre gli errori e risparmiare tempo;
  • raafforzare la sicurezza per proteggere i dati aziendali;
  • semplificare l’utilizzo del sistema per gli utenti finali.

L’integratore di sistemi getta le fondamenta per un sistema informatico solido e funzionale, mentre l’ottimizzazione lo rende una macchina potente e ben oliata.

Ecco alcuni esempi concreti di come l’integratore contribuisce all’ottimizzazione:

• Elimina i silos di dati: integrando i diversi sistemi aziendali (ERP, CRM, ecc.), l’integratore permette una visione unificata dei dati, eliminando le ridondanze e facilitando l’analisi. Questo si traduce in processi decisionali più rapidi e informati.
• Automatizza i flussi di lavoro: l’integratore può automatizzare attività ripetitive, come l’inserimento dati o la generazione di report, liberando tempo prezioso per i dipendenti e riducendo gli errori.
• Migliora la sicurezza: l’integratore implementa soluzioni di sicurezza per proteggere i dati aziendali da accessi non autorizzati e attacchi informatici.

In conclusione, l’integratore di sistemi e l’ottimizzazione del sistema informatico sono due elementi cruciali per il successo di un’azienda nell’era digitale. Lavorando insieme, permettono di creare un ambiente IT efficiente, sicuro e in grado di supportare la crescita del business.

In una vasta e pulsante azienda di produzione, dove il frastuono delle macchine si mescolava al fervore umano, Alice si ergeva come la custode dell’integrazione dei sistemi informatici. Il suo compito non era solo tecnico, ma un’arte sottile: armonizzare le voci disparate dei vari sistemi aziendali—l’ERP, il CRM e il sistema di produzione—affinché potessero dialogare in un linguaggio comune, fluido e senza intoppi.

Un giorno, come un fulmine a ciel sereno, giunse una segnalazione dal team di produzione: i dati vitali della loro attività non danzavano più in sintonia con il sistema ERP.

Questo disguido significava che i lavoratori non avevano accesso alle informazioni più recenti riguardo ai livelli di inventario e ai tempi di consegna, creando un’ombra di incertezza sulle loro operazioni quotidiane.

Alice, con la determinazione di un detective, si immerse nell’indagine. Con pazienza e acume, scoprì che il problema era radicato in un errore di configurazione nel sistema ERP. Collaborando fianco a fianco con il team IT, lavorò instancabilmente per ripristinare l’armonia dei dati.

Quando finalmente la sincronizzazione fu ripristinata, una nuova luce si fece strada tra le ombre del caos.

Ma Alice non si fermò qui. Colse l’occasione per trasformare quel momento critico in un’opportunità d’oro. Si unì ai team di produzione, vendite e marketing per esplorare ulteriori possibilità di integrazione. Con passione e visione, progettò e implementò una serie di soluzioni innovative: un portale di self-service per i dipendenti di produzione e un sistema di reporting automatizzato per il team di vendita. Queste innovazioni non solo migliorarono l’efficienza operativa, ma infusero anche una nuova vita nei processi aziendali.

Grazie all’impegno instancabile di Alice, l’azienda vide fiorire la sua produttività e redditività. I dipendenti, ora più soddisfatti del loro lavoro, si sentivano parte integrante di un meccanismo ben oliato; i clienti, a loro volta, godevano di un servizio migliorato e tempestivo.

La storia di Alice è un richiamo all’importanza dell’integrazione dei sistemi informatici nel mondo aziendale. Quando le diverse entità comunicano senza ostacoli, i dipendenti possono attingere alle informazioni necessarie per prendere decisioni illuminate. L’integrazione non è solo una questione tecnica; è la chiave per sbloccare l’efficienza e l’accuratezza nei processi aziendali.

Se la tua azienda non ha ancora abbracciato il potere dell’integrazione dei sistemi, è giunto il momento di riflettere su questa scelta. I benefici possono rivelarsi straordinari e trasformativi.

Cosa sono le email transazionali? Vengono usate nella mia organizzazione? Come continuare ad usarle facendo fronte alle regole dei principali gestori della posta elettronica?

Sara, una giovane donna che ama la moda, ha sempre sognato di avere un guardaroba pieno di abiti eleganti. Un giorno, mentre navigava online, ha trovato un sito web che vendeva abiti di alta qualità a prezzi accessibili. Era entusiasta e ha deciso di acquistare un abito nero che aveva visto.

Dopo aver completato l’ordine, Sara ha ricevuto un’email di conferma che conteneva i dettagli del suo ordine, tra cui il numero dell’ordine, gli articoli acquistati, il prezzo totale e la data di spedizione prevista. Era felice di sapere che il suo ordine era stato confermato e che presto avrebbe ricevuto il suo nuovo abito.

Pochi giorni dopo, Sara ha ricevuto un’altra email che le informava che il suo ordine era stato spedito. L’email conteneva anche il numero di tracciamento del pacco, in modo che Sara potesse seguire la sua spedizione online.

Finalmente, il giorno della consegna, Sara ha ricevuto il suo pacco. Era emozionata nell’aprire la scatola e vedere il suo nuovo abito. Quando ha aperto la scatola, è rimasta stupita dalla bellezza dell’abito. Era esattamente come lo aveva immaginato.

Sara ha indossato il suo nuovo abito per una festa quella sera e ha ricevuto molti complimenti. Era felice di aver trovato un sito web che vendeva abiti di alta qualità a prezzi accessibili e di aver ricevuto un servizio clienti eccellente.

Una sera, mentre era a casa, Sara ha notato che non riusciva ad accedere al suo account di posta elettronica. Ha provato a reimpostare la password, ma non ha funzionato. Era preoccupata perché aveva molte email importanti nella sua casella di posta elettronica.

Sara ha cercato online e ha trovato il sito web del suo provider di posta elettronica. Ha cliccato sul link “Reimposta password” e ha seguito le istruzioni. Ha ricevuto un’email con un link per reimpostare la password.

Sara ha cliccato sul link e ha creato una nuova password. Ha quindi effettuato l’accesso al suo account di posta elettronica e ha potuto accedere alle sue email.

Sara era sollevata di aver recuperato l’accesso al suo account di posta elettronica. Era anche grata al suo provider di posta elettronica per averle fornito un modo semplice per reimpostare la password.

Sara stava aspettando un pacco da un negozio online. Sapeva che il pacco era stato spedito, ma non aveva ricevuto alcuna informazione sulla data di consegna.

Un giorno, Sara ha ricevuto un’email che le informava che il suo pacco era stato consegnato. L’email conteneva anche il numero di tracciamento del pacco e un link per seguire la sua spedizione online.

Sara era eccitata per ricevere il suo pacco. Ha controllato il numero di tracciamento e ha scoperto che il pacco era in consegna.

Il giorno successivo, Sara ha ricevuto il suo pacco. Era felice di vedere che era arrivato in perfette condizioni.

Sara era grata al negozio online per averle inviato una notifica di spedizione. Le ha permesso di tenere traccia del suo pacco e di sapere quando sarebbe arrivato.

…le notifiche via email potrebbero subire qualche disservizio.

Le email transazionali sono generate automaticamente da software attivo su web server o su fotocopiatrici o qualsivoglia marchingegno.

Questi aggeggi, per spedire email, devono collegarsi ad un servizio come Google mail, Microsoft mail etc e presentare dei codici di accesso validi, usando una procedura legata all’”antico” protocollo di posta elettronica SMTP, risalente agli anni Settanta.

All’epoca, l’internet era ingenuo mentre oggi viviamo in uno scenario molto diverso.

Secondo il rapporto CLUSIT 2024, gli attacchi informatici gravi a livello globale sono aumentati del 36% nel 2023. Il costo globale del cybercrime è stimato in 8 trilioni di dollari nel 2023 e si prevede che raggiungerà i 10,5 trilioni di dollari entro il 2025. Solo il 50% degli utenti internet sa come proteggersi dalle minacce online. Le aziende investono in media solo il 7% del loro budget IT in sicurezza informatica.

Possiamo quindi comprendere come mai operatori come Google abbiano deciso di non consentire più l’uso della procedura automatica di autenticazione via SMTP.

Naturalmente, gli informatici hanno a disposizione un’alternativa, ma si tratta comunque di un passaggio, di un cambiamento.

Il nostro fotocopiatore invierà ancora la scansione via email? Il nostro ERP riuscirà ancora a recapitare le conferme d’ordine?

Qualsiasi siano le esigenze di integrazione con la posta elettronica, vi si può far fronte ed anche avvantaggiarsi di un elevato tasso di consegna dei messaggi.

Serve una mano? Vuoi capire se la tua organizzazione potrà subire qualche disservizio a seguito di questo cambiamento?

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Le immagini sono state generate dalla I.A. Midjourney con prompt di Nicola Granà

Le aziende artigianali, ad esempio quelle che producono macchine per molitura, operano in un delicato equilibrio tra standardizzazione e personalizzazione. La gestione delle distinte base (BOM) tramite un sistema ERP può sembrare allettante, ma è fondamentale capire le implicazioni prima di tuffarsi a capofitto.

Il Dilemma della Personalizzazione

Il ritorno dell’investimento in un ERP, stando a Nucleus Research o a Panorama Consulting Group, è mediamente del 160 – 170%.

Per contro, secondo un report del 2022, solo l’81% dei progetti ERP ha soddisfatto le aspettative di ROI circa un anno dopo il go-live. Questo implica che il 19% dei progetti non ha raggiunto i risultati finanziari attesi.

Come rientrare nel novero di coloro che hanno un ROI rapido?

• L’ERP selezionato dev’essere funzionalmente adeguato
• la configurazione e
• la formazione devono essere condotte a regola d’arte.

Per esempio, non bisogna eccedere in onerose registrazioni di dati inessenziali o, viceversa, tralasciare l’integrazione di qualche trattamento di dati che dovrà essere comunque effettuato periodicamente a mano.

Per chi produce su progetto, questo vale in particolare per la distinta base di produzione o BOM, Bill of Material. Essa codifica la produzione di un macchinario, specificando i materiali, le lavorazioni e le fasi. È un ottimo strumento per preventivi, ordini di acquisto etc. ma alla velocità nel gestire questi documenti si contrappone la rigidità nel trovare una soluzione calzata su misura per le esigenze del cliente.

Viceversa, se non si usano le distinte base di produzione si ha una gestione dell’ERP molto flessibile ma saremo costretti a fare parecchio lavoro di pianificazione della produzione ad ogni nuova commessa.

Vantaggi

• Tracciabilità: Le distinte base in un ERP permettono di tracciare ogni componente, facilitando la gestione dell’inventario e la pianificazione della produzione.
• Preventivazione: Un ERP può generare preventivi accurati basati sui costi dei componenti e sulle ore di lavoro previste.
• Controllo Qualità: Le BOM standardizzate possono aiutare a garantire la coerenza della qualità nei prodotti.

Svantaggi

• Rigidità: Le aziende artigianali prosperano sulla flessibilità. Le BOM rigide possono ostacolare la capacità di adattare i prodotti alle esigenze specifiche dei clienti.
• Complessità: Implementare e mantenere un sistema ERP richiede risorse e competenze specifiche.
• Costi: L’investimento iniziale in un ERP può essere significativo per le piccole imprese.

Strategie di Configurazione ERP per Aziende Artigianali

• BOM ibride: Mantenere distinte base dettagliate solo per i modelli più comuni, lasciando spazio alla flessibilità per le personalizzazioni.
• Gestione delle varianti: Utilizzare funzionalità ERP per gestire diverse configurazioni di prodotto, semplificando la creazione di distinte base personalizzate.
• Integrazione CAD: Collegare il software CAD all’ERP per automatizzare la generazione di distinte base a partire dai progetti 3D.
• Formazione continua: Investire nella formazione del personale per garantire un utilizzo efficace dell’ERP e la capacità di adattarlo alle esigenze aziendali.

Opportunità e Rischi

Opportunità

• Efficienza: Un ERP ben configurato può automatizzare molte attività, liberando tempo prezioso per i progettisti e gli operai.
• Scalabilità: Un ERP può supportare la crescita dell’azienda, facilitando la gestione di un maggior numero di progetti e clienti.
• Collaborazione: Un ERP può migliorare la comunicazione tra i reparti, facilitando la condivisione delle informazioni e la risoluzione dei problemi.

Rischi

• Resistenza al cambiamento: L’introduzione di un ERP può incontrare resistenza da parte del personale abituato a metodi di lavoro tradizionali.
• Dipendenza tecnologica: Un’eccessiva dipendenza dall’ERP può rendere l’azienda vulnerabile in caso di guasti o problemi tecnici.
• Perdita di “tocco artigianale”: Un’eccessiva standardizzazione può compromettere la capacità dell’azienda di creare prodotti unici e personalizzati.

Conclusioni: trovare il giusto equilibrio

L’adozione di un ERP può portare numerosi vantaggi alle aziende artigianali, ma è fondamentale valutare attentamente i rischi e le opportunità. La chiave del successo sta nel trovare il giusto equilibrio tra standardizzazione e personalizzazione, sfruttando le funzionalità dell’ERP per migliorare l’efficienza senza sacrificare la flessibilità che contraddistingue l’artigianato.

Un consiglio finale: Prima di implementare un ERP, è fondamentale coinvolgere tutto il personale nel processo decisionale e assicurarsi che tutti comprendano i benefici e le sfide che l’adozione di un nuovo sistema comporta.

Il problema

Una ditta che gestisce cantieri si basa prevalentemente su: carta, fogli di calcolo (excel) e posta elettronica. La dirigenza si accorge che ci sono inefficienze che si possono eliminare usando strumenti informatici. Dematerializzare la carta ed automatizzare, ove possibile, alcuni passaggi consente, si pensa, di rendere i dati più disponibili e di rendere più efficiente il lavoro di tutti.

Le implicazioni

La mancata adozione di strumenti digitali integrati può avere diverse implicazioni negative per la gestione delle commesse:

Mancanza di centralizzazione

• Documenti e informazioni su diversi dispositivi, cartelle e sistemi, con difficoltà di accesso e ricerca.
• Maggiore rischio di smarrimento, perdita o danneggiamento dei dati.
• Versioni multiple dei documenti con confusione sulla versione più aggiornata.

Difficoltà di collaborazione

• Mancanza di un ambiente di lavoro collaborativo per la modifica simultanea dei documenti.
• Difficoltà di comunicazione e condivisione di informazioni in tempo reale.
• Versioni non sincronizzate dei documenti con possibili conflitti e sovrascritture.

Processi manuali inefficienti

• Maggiore dispendio di tempo per attività ripetitive come la ricerca di informazioni, l’invio di email e la gestione dei dati.
• Maggiore rischio di errori umani dovuti all’inserimento manuale dei dati.
• Difficoltà di monitoraggio e analisi dei dati per la valutazione dei progressi e l’identificazione di aree di miglioramento.

Scarsa sicurezza e controllo

• Difficoltà di controllo delle revisioni dei documenti e di gestione dei permessi di accesso.
• Maggiore rischio di accesso non autorizzato alle informazioni sensibili.
• Mancanza di backup automatici e di piani di disaster recovery.

Mancanza di scalabilità

• Difficoltà di adattamento alle esigenze crescenti del business e di gestione di commesse più complesse.
• Maggiore necessità di risorse umane e finanziarie per la gestione manuale dei processi.
• Mancanza di flessibilità per il lavoro da remoto e la collaborazione interaziendale.

Restando all’uso di carta, fogli di calcolo e posta elettronica

• Si amplificano le inefficienze e i rischi sopra elencati.
• Si limita la possibilità di sfruttare le funzionalità avanzate di analisi e reportistica disponibili con strumenti integrati.
• Si ostacola l’adozione di metodologie di lavoro agili e collaborative.
• Si rischia di rimanere indietro rispetto alla concorrenza che ha già adottato tecnologie digitali per la gestione delle commesse.

• Maggiore centralizzazione e accessibilità delle informazioni.
• Migliore collaborazione e comunicazione tra i team.
• Maggiore sicurezza e controllo dei dati.
• Scalabilità e flessibilità per adattarsi alle esigenze del business.

La soluzione

Il cambiamento richiede uno sforzo. Utilizzare da subito strumenti articolati, dati strutturati e procedure codificate, se si parte dalla gestione cartacea, può richiedere uno sforzo eccessivo. Durante il percorso, è possibile incappare in equivoci e resistenze.

Per questo motivo, gli esperti di OTS Sistemi hanno escluso l’introduzione di software dedicati alla gestione delle commesse ed optato per un passaggio intermedio, con uno strumento digitale ma meno strutturato, molto molto flessibile: Google Workspace.

Archiviazione e condivisione centralizzata

• Drive: Archiviare tutti i documenti relativi alle commesse in un unico spazio, con cartelle e sottocartelle per una facile organizzazione. Definire un sistema di archiviazione coerente: stabilire una struttura di cartelle per categorizzare i documenti e facilitarne la ricerca. Utilizzare i modelli: creare modelli per i documenti comuni, come report di progetto, piani di commessa e schede di lavoro.
• Documenti, Fogli e Presentazioni: Creare e modificare documenti collaborativi in tempo reale, accessibili a tutti i membri del team.
• Condivisione con permessi: Definire i permessi di accesso per ogni file, garantendo la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.

Comunicazione e collaborazione

• Gmail: Gestire le comunicazioni relative alle commesse con etichette e filtri per una migliore organizzazione.
• Google Chat: Discutere in tempo reale con il team di progetto, condividere file e prendere decisioni rapide.
• Google Meet: Organizzare videoconferenze per meeting di progetto, brainstorming e aggiornamenti.
• Gruppi Google: Creare gruppi di discussione per specifiche commesse o team di lavoro.

Pianificazione e gestione delle attività

• Calendario: Creare calendari di progetto per pianificare le attività, monitorare le scadenze e assegnare i compiti.
• Fogli: Gestire fogli di calcolo per budget, cronoprogrammi e reportistica.
• Moduli: Creare moduli online per raccogliere dati e informazioni dai clienti o dai membri del team.
• Sites: Creare siti web di progetto per centralizzare informazioni, documenti e comunicazioni.

Strumenti aggiuntivi:

• Google Keep: Prendere appunti, creare liste di cose da fare e condividerle con il team.
• Google Forms: Creare sondaggi e questionari per raccogliere feedback dai clienti o dai team.
• Google App Script: Automatizzare attività ripetitive e creare workflow personalizzati.

I vantaggi

L’utilizzo di Google Workspace per la gestione delle commesse offre numerosi vantaggi rispetto ai metodi tradizionali, migliorando il modo di lavorare in diversi modi:

Centralizzazione e accessibilità

• Archiviazione di tutti i documenti e le informazioni relativi alle commesse in un unico spazio su Google Drive, con cartelle e sottocartelle per una facile organizzazione.
• Accesso immediato e simultaneo ai file da parte di tutti i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione.
• Versioni sempre aggiornate dei documenti, con la possibilità di visualizzare le modifiche e la cronologia delle revisioni.

Migliore collaborazione e comunicazione

• Modifica collaborativa in tempo reale di documenti, fogli di calcolo e presentazioni, con la possibilità di vedere le modifiche apportate dagli altri utenti.
• Comunicazione istantanea e diretta con il team di progetto tramite Google Chat, Gmail e Google Meet.
• Creazione di gruppi di discussione per specifiche commesse o team di lavoro.
• Il nuovo modo di comunicare porta a comunicazioni brevi e concise, che tengono il team sempre aggiornato.

Processi automatizzati e più efficienti

• Creazione di modelli per i documenti comuni, come report di progetto, piani di commessa e schede di lavoro.
• Automazione di attività ripetitive con Google App Script.
• Gestione delle attività e dei progetti con Google Calendar e Fogli.

Maggiore sicurezza e controllo

• Definizione di permessi di accesso granulari per i file e le cartelle, per garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.
• Backup automatici dei dati su Google Drive.
• Monitoraggio dell’attività e delle modifiche ai file per una maggiore sicurezza.
• I ruoli assunti dal personale potranno essere più facilmente trovare corrispondenza con le figure professionali, calibrando le aree di sovrapposizione e sfruttando meglio le competenze di ciascuno.

Scalabilità e flessibilità

• Adattamento alle esigenze crescenti del business e di gestione di commesse più complesse.
• Possibilità di lavorare da remoto e di collaborare con team interaziendali.
• Integrazione con altri strumenti e applicazioni per una maggiore flessibilità.