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Il problema
Una ditta che gestisce cantieri si basa prevalentemente su: carta, fogli di calcolo (excel) e posta elettronica. La dirigenza si accorge che ci sono inefficienze che si possono eliminare usando strumenti informatici. Dematerializzare la carta ed automatizzare, ove possibile, alcuni passaggi consente, si pensa, di rendere i dati più disponibili e di rendere più efficiente il lavoro di tutti.
Le implicazioni
La mancata adozione di strumenti digitali integrati può avere diverse implicazioni negative per la gestione delle commesse:
Mancanza di centralizzazione
- Documenti e informazioni su diversi dispositivi, cartelle e sistemi, con difficoltà di accesso e ricerca.
- Maggiore rischio di smarrimento, perdita o danneggiamento dei dati.
- Versioni multiple dei documenti con confusione sulla versione più aggiornata.
Difficoltà di collaborazione
- Mancanza di un ambiente di lavoro collaborativo per la modifica simultanea dei documenti.
- Difficoltà di comunicazione e condivisione di informazioni in tempo reale.
- Versioni non sincronizzate dei documenti con possibili conflitti e sovrascritture.
Processi manuali inefficienti
- Maggiore dispendio di tempo per attività ripetitive come la ricerca di informazioni, l’invio di email e la gestione dei dati.
- Maggiore rischio di errori umani dovuti all’inserimento manuale dei dati.
- Difficoltà di monitoraggio e analisi dei dati per la valutazione dei progressi e l’identificazione di aree di miglioramento.
Scarsa sicurezza e controllo
- Difficoltà di controllo delle revisioni dei documenti e di gestione dei permessi di accesso.
- Maggiore rischio di accesso non autorizzato alle informazioni sensibili.
- Mancanza di backup automatici e di piani di disaster recovery.
Mancanza di scalabilità
- Difficoltà di adattamento alle esigenze crescenti del business e di gestione di commesse più complesse.
- Maggiore necessità di risorse umane e finanziarie per la gestione manuale dei processi.
- Mancanza di flessibilità per il lavoro da remoto e la collaborazione interaziendale.
Restando all’uso di carta, fogli di calcolo e posta elettronica
- Si amplificano le inefficienze e i rischi sopra elencati.
- Si limita la possibilità di sfruttare le funzionalità avanzate di analisi e reportistica disponibili con strumenti integrati.
- Si ostacola l’adozione di metodologie di lavoro agili e collaborative.
- Si rischia di rimanere indietro rispetto alla concorrenza che ha già adottato tecnologie digitali per la gestione delle commesse.
- Maggiore centralizzazione e accessibilità delle informazioni.
- Migliore collaborazione e comunicazione tra i team.
- Maggiore sicurezza e controllo dei dati.
- Scalabilità e flessibilità per adattarsi alle esigenze del business.
La soluzione
Il cambiamento richiede uno sforzo. Utilizzare da subito strumenti articolati, dati strutturati e procedure codificate, se si parte dalla gestione cartacea, può richiedere uno sforzo eccessivo. Durante il percorso, è possibile incappare in equivoci e resistenze.
Per questo motivo, gli esperti di OTS Sistemi hanno escluso l’introduzione di software dedicati alla gestione delle commesse ed optato per un passaggio intermedio, con uno strumento digitale ma meno strutturato, molto molto flessibile: Google Workspace.
Archiviazione e condivisione centralizzata
- Drive: Archiviare tutti i documenti relativi alle commesse in un unico spazio, con cartelle e sottocartelle per una facile organizzazione. Definire un sistema di archiviazione coerente: stabilire una struttura di cartelle per categorizzare i documenti e facilitarne la ricerca. Utilizzare i modelli: creare modelli per i documenti comuni, come report di progetto, piani di commessa e schede di lavoro.
- Documenti, Fogli e Presentazioni: Creare e modificare documenti collaborativi in tempo reale, accessibili a tutti i membri del team.
- Condivisione con permessi: Definire i permessi di accesso per ogni file, garantendo la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.
Comunicazione e collaborazione
- Gmail: Gestire le comunicazioni relative alle commesse con etichette e filtri per una migliore organizzazione.
- Google Chat: Discutere in tempo reale con il team di progetto, condividere file e prendere decisioni rapide.
- Google Meet: Organizzare videoconferenze per meeting di progetto, brainstorming e aggiornamenti.
- Gruppi Google: Creare gruppi di discussione per specifiche commesse o team di lavoro.
Pianificazione e gestione delle attività
- Calendario: Creare calendari di progetto per pianificare le attività, monitorare le scadenze e assegnare i compiti.
- Fogli: Gestire fogli di calcolo per budget, cronoprogrammi e reportistica.
- Moduli: Creare moduli online per raccogliere dati e informazioni dai clienti o dai membri del team.
- Sites: Creare siti web di progetto per centralizzare informazioni, documenti e comunicazioni.
Strumenti aggiuntivi:
- Google Keep: Prendere appunti, creare liste di cose da fare e condividerle con il team.
- Google Forms: Creare sondaggi e questionari per raccogliere feedback dai clienti o dai team.
- Google App Script: Automatizzare attività ripetitive e creare workflow personalizzati.
I vantaggi
L’utilizzo di Google Workspace per la gestione delle commesse offre numerosi vantaggi rispetto ai metodi tradizionali, migliorando il modo di lavorare in diversi modi:
Centralizzazione e accessibilità
- Archiviazione di tutti i documenti e le informazioni relativi alle commesse in un unico spazio su Google Drive, con cartelle e sottocartelle per una facile organizzazione.
- Accesso immediato e simultaneo ai file da parte di tutti i membri del team, indipendentemente dalla loro posizione.
- Versioni sempre aggiornate dei documenti, con la possibilità di visualizzare le modifiche e la cronologia delle revisioni.
Migliore collaborazione e comunicazione
- Modifica collaborativa in tempo reale di documenti, fogli di calcolo e presentazioni, con la possibilità di vedere le modifiche apportate dagli altri utenti.
- Comunicazione istantanea e diretta con il team di progetto tramite Google Chat, Gmail e Google Meet.
- Creazione di gruppi di discussione per specifiche commesse o team di lavoro.
- Il nuovo modo di comunicare porta a comunicazioni brevi e concise, che tengono il team sempre aggiornato.
Processi automatizzati e più efficienti
- Creazione di modelli per i documenti comuni, come report di progetto, piani di commessa e schede di lavoro.
- Automazione di attività ripetitive con Google App Script.
- Gestione delle attività e dei progetti con Google Calendar e Fogli.
Maggiore sicurezza e controllo
- Definizione di permessi di accesso granulari per i file e le cartelle, per garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni.
- Backup automatici dei dati su Google Drive.
- Monitoraggio dell’attività e delle modifiche ai file per una maggiore sicurezza.
- I ruoli assunti dal personale potranno essere più facilmente trovare corrispondenza con le figure professionali, calibrando le aree di sovrapposizione e sfruttando meglio le competenze di ciascuno.
Scalabilità e flessibilità
- Adattamento alle esigenze crescenti del business e di gestione di commesse più complesse.
- Possibilità di lavorare da remoto e di collaborare con team interaziendali.
- Integrazione con altri strumenti e applicazioni per una maggiore flessibilità.