Archiviazione della posta elettronica: soluzione poco nota per un annoso problema

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Server di posta elettronica intasato? Messaggi importanti persi nel caos? Corrispondenza gestita da dipendenti non più in azienda? Cause legali in vista? Il miglior ansiolitico si chiama: “archiviazione della posta elettronica”. Non è la conservazione sostitutiva. Non è un backup. Si basa su programmi reperibili sul mercato tecnologico e su sistemi informatici appositamente allestiti.

A cosa serve l’archiviazione della posta elettronica

L’archiviazione della posta elettronica serve per conservare ordinatamente la corrispondenza nel lungo termine e consentire di reperire velocemente i messaggi rilevanti garantendo sia l’integrità dei messaggi stessi sia la riservatezza alle persone che ne hanno competenza.

Dotarsi di un sistema di archiviazione della posta elettronica significa fornire alla memoria aziendale una parte importante delle necessarie risorse, immunizzando l’organizzazione da quella che, nel Knowledge Management, si chiama amnesia aziendale o corporate amnesia.

Questo tipo di archiviazione non è necessariamente legato a quello di conservazione documentale sostitutiva a fini legali né alla posta elettronica certificata. Invece, è importante per la conformità al GDPR, al Codice Civile (articolo 2214), ed alle normative fiscali (articolo 22 del Dpr 600/1973).

Come funziona l’archiviazione della posta elettronica

L’archiviazione della posta elettronica, se impostata bene, è del tutto “trasparente” per gli utenti: lavora sullo sfondo, senza che nessuno se ne accorga, acquisendo tutti i messaggi che entrano ed escono dal servizio di posta aziendale. A mano a mano che acquisisce i messaggi, aggiorna l’indice di ricerca rapida.

• La velocità è resa possibile dalla cosiddetta “indicizzazione”: una tecnica informatica che consiste nel predisporre dati veloci da percorrere in fase di ricerca dei dati da cui derivano, un po’ come l’indice di un libro.
• L’integrità è ottenuta consentendo l’accesso in sola lettura: l’applicazione non prevede la modifica dei messaggi, anzi può prevedere dei sistemi di verifica attraverso delle “impronte”, ovvero dei codici calcolati in base al contenuto dei messaggi, tali per cui se si modifica anche di pochissimo il messaggio, l’impronta calcolata cambia completamente.
• La riservatezza è garantita da un sistema del tutto autonomo di autorizzazione, indipendente dalle caselle di posta elettronica. Addirittura, certe applicazioni consentono di crittografare i messaggi in modo da renderli illeggibili persino all’amministratore di sistema.

Una volta attivato, il servizio di archiviazione di posta elettronica diventa un punto fermo, resistente al cambiamento di personale, all’accumulo della corrispondenza etc.

Ulteriori possibili funzionalità, solitamente disponibili, rendono l’applicazione più utile:

• Regole di ritenzione: possibilità di definire criteri di selezione basati su tempo, mittente etc sulla base dei quali i messaggi verranno: spostati, compressi o eliminati.
• De-duplicazione: riconoscimento automatico ed unificazione dei messaggi e degli allegati duplicati (si pensi, ad esempio, ad un messaggio destinato a più colleghi e quindi inviato a ciascuna delle loro caselle email).
• Etichettatura (tag): possibilità di etichettare le email manualmente o automaticamente per ricerche tematiche.
• Ripristino: recupero di messaggi, in massa o selettivo, a seguito, per esempio, di cancellazione involontaria o di un malfunzionamento del servizio di posta elettronica aziendale principale. Grazie al programma di archiviazione, gli amministratori di sistema possono rendere autonomi gli utenti nel ripristino!
• Importazione: acquisizione nell’archivio di messaggi provenienti da vari servizi di posta elettronica.
• Audit: registrazione di “chi fa cosa e quando”, in modo da poter verificare la coerenza tra ruoli aziendali ed accessi al sistema di archiviazione della posta elettronica.
• Integrazione: connessione con servizi in cloud di posta elettronica, come Google G Suite o Microsoft Office 365.

Come si usa l’applicazione di archiviazione per ricerche e gestione

Gli attori in campo sono: l’amministratore di sistema, l’auditore e l’utente, eventualmente afferente a qualche gruppo.

• Amministratore di Sistema (System Administrator): in base ai disposti della Direzione, definisce: utenti, gruppi e regole di ritenzione. Configura tutte le funzionalità disponibili e le integrazioni. Vigila sulle prestazioni e sulla continuità del servizio avvalendosi di: firewall, antivirus, backup etc. Il suo operato è registrato e verificabile dalla Direzione. Non è scontato che l’Amministratore di Sistema debba poter accedere a caselle email che non siano la sua.
• Auditore (auditor): ove previsto, è il ruolo di chi accede a tutte le caselle archiviate e può quindi effettuare ricerche trasversali su tutto l’archivio.
• Utente ordinario: può accedere all’archivio di una o più caselle email e non è detto che ne abbia una propria. Le sue autorizzazioni possono derivare, indirettamente, da quelle del gruppo a cui appartiene. Oltre alla ricerca veloce attraverso gli archivi delle caselle a cui è autorizzato ad accedere, può effettuare il ripristino o l’esportazione di singoli o molteplici messaggi.

Dove si colloca il sistema di archiviazione

…nei processi aziendali

L’archiviazione della posta elettronica va vista come parte della memoria aziendale, in ottica olistica. Interagisce, organicamente, con tutto il resto dell’azienda, come accade in generale per i sistemi informativi e per la gestione della conoscenza (knowledge management). Vediamo alcuni esempi.

• Vendite: cambia commerciale ma grazie all’archiviazione della posta elettronica quello subentrante può recuperare il filo logico delle comunicazioni intrattenute dal predecessore con i clienti importanti.
• Gestione Legale: un dipendente ha cancellato un messaggio di grande importanza in una causa legale ed è possibile trovare e ripristinare il documento grazie all’archiviazione della posta elettronica.
• Contabilità ed amministrazione: un fornitore invia richiesta di chiarimento sulle reciproche posizioni contabili e c’è il dubbio che tutti i documenti trasmessi via email siano stati debitamente trattati. Si cerca nell’archivio email se ci sono messaggi trascurati, grazie alla ricerca veloce e trasversale rispetto alle caselle. Cambiando punto di vista, il servizio di archiviazione della posta elettronica può essere acquisito a canone e pagare per il puro utilizzo del servizio, garantito da un operatore professionale e ben organizzato.
• Gestione del personale: è importante allineare le autorizzazioni all’applicazione di archiviazione della posta elettronica con la reale situazione del personale. Per esempio, in caso di off boarding, si dovrà disabilitare l’eventuale utente corrispondente a chi ha lasciato l’azienda. In caso di on boarding, invece, si dovrà debitamente informare il neo-assunto sul fatto che le email vengono automaticamente archiviate.
• Direzione: un aspetto strategico è genericamente il dotare l’azienda di una memoria, come pure razionalizzare le risorse informatiche. Sarà proprio il personale apicale ad utilizzare spesso il programma di archiviazione della posta elettronica per effettuare ricerche ed aiutarsi nella gestione di situazioni che richiedano la visione trasversale e complessiva.

…nel sistema informatico aziendale

Il programma di archiviazione della posta elettronica può risiedere in azienda (on premise) o su un server esterno (in cloud). Tenerlo all’interno di una server farm ben organizzata, normalmente, fornisce maggiori garanzie che tenerlo in un server ospitato entro i confini della propria azienda, ove difficilmente ci si può dotare dei necessari presidi di sicurezza logica e fisica. Ovviamente, occorre periodicamente assicurarsi che il backup sia fatto bene, realmente utilizzabile per rimettere in piedi il sistema di archiviazione della posta elettronica in caso di disastro.

La gestione può essere condotta dal personale interno oppure totalmente delegata a fornitori esterni.

“Forse questo servizio può servire alla mia organizzazione…”

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